FORTALECIENDO LA APERTURA
Del 3 al 5 de noviembre de 2010
San José, Costa Rica
Auspiciados por:
Media Partners:
Condiciones Generales
Manual del Expositor
Para brindarle los detalles que requiere seguir para la participación de su empresa en esta exposición. Le solicitamos lo lea atentamente y si tiene alguna duda, estamos para ayudarle.
Departamento de Producción y Logística. Octametro, S.A.
Tel: (506) 22153644.
E Mail: produccion@expotelecom.net
CONTENIDO
a. Horario de exposición y recinto
El horario y fechas de visita a la exposición serán del 03 al 05 de Noviembre del 2010, en los horarios referidos a continuación.
Se solicita que los EXPOSITORES se presenten en su área de exhibición, media hora antes de que se abran formalmente el recinto de exhibición.
b. Tipo de stands: Área de Cubículo
Incluye:
Espacio de exposición (9mts2) x Módulo (3x3mts)
Acometida Eléctrica 110 Volt. 1 Toma Doble E Iluminación Básica.
Rotulación de Marquesina
Estructura de aluminio de división
FECHA y HORA AL PÚBLICO:
INAUGURACION: Miércoles 03 de noviembre de 2010 1:00 p.m.
EXPOSICIÓN: Miércoles 03 de noviembre de 2010 de 12:00 md. a 07:00 p.m.
EXPOSICIÓN: Jueves 04 de noviembre de 2010 de 09:00 a.m. a 07:00 p.m.
EXPOSICIÓN: Viernes 05 de noviembre de 2010 de 09:00 a.m. a 07:00 pm.
I. INFORMACIÓN GENERAL:
Los expositores deben levantar un stand con sus propias especificaciones de diseño. Los espacios libres cuentan con las instalaciones eléctricas básicas descritas en el área de cubículo. Por tanto, toda instalación eléctrica adicional deberá ser realizada por un electricista idóneo contratado por el expositor.
Los stands que consisten de dos o más módulos contiguos, tendrán paneles divisorios entre los mismos.
Servicios a expositores
Durante el horario de visita al recinto expositor, habrá personal por parte del ORGANIZADOR que brindará el apoyo que requiera el EXPOSITOR.
Fuera de los horarios de montaje, desmontaje y de exposición, las áreas de exhibición, quedarán bajo la vigilancia de elementos de seguridad del recinto, sin que se permita el acceso a persona alguna.
II. CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN
i. Áreas de pasillos de circulación
Estas áreas, son áreas abiertas a fin de dar vista a los productos exhibidos en los stands, por lo que no se podrán utilizar paredes, mantas o estructuras que obstaculicen el paso o la vista del interior del área asignada en ninguna de las direcciones.
ii. Equipo y material del expositor
a) El equipo y material propiedad del EXPOSITOR requerido para decorar y vestir su área de exhibición, será manejado por su cuenta y riesgo, y deberá de introducirse al recinto expositor a través de la entrada establecida para ello y en el horario de montaje. Este material deberá ser inventariado por el EXPOSITOR en original y copia, con el formato proporcionado por el ORGANIZADOR. Todo material inventariado será cotejado con el formato original, quedando en su poder una copia, la cual deberá ser supervisada por el responsable de seguridad del recinto expositor y firmada por el responsable a cargo del área de exhibición.
b) El equipo y material propiedad del EXPOSITOR requerido para la realización de su demostración interactiva será manejado por cuenta y riesgo del EXPOSITOR, y deberá de introducirse al área designada por el ORGANIZADOR en los horarios establecidos para el montaje del mismo.
c) No podrá ser retirado del recinto expositor; equipo, material, etc., antes de las 9:00 p.m. del día 05 de noviembre de 2009; siguiendo todos los lineamientos de seguridad que se detallan en este reglamento. Ningún producto de exhibición deberá salir del área de exhibición durante el desarrollo de la misma.
d) Si el EXPOSITOR requiere hacer su propia publicidad en medios de comunicación, con la imagen del evento, esta deberá contar con el visto bueno del ORGANIZADOR.
III. REGLAMENTO GENERAL
iii. Requerimientos especiales de montaje o instalaciones.
a) Para la decoración de las áreas de exhibición y en su caso, el área destinada para la demostración, queda prohibido la introducción o instalación de equipos que requieran gas, así como de líquidos inflamables, colocar, atornillar, taladrar y engrapar objetos en el suelo, el uso de pegamentos o similares.
b) Asimismo, no se podrán colocar anuncios o letreros en cualquier otra parte que no sea dentro del espacio contratado. El espacio tiene una limitación de altura de 3.00 mts. No se podrán hacer demostraciones que lesionen el piso, paredes o alguna parte de las instalaciones del recinto expositor. Ningún expositor podrá ceder bajo concepto alguno el espacio asignado.
c) La emisión de sonido queda sujeta a la intensidad que el ORGANIZADOR autorice para lograr el buen funcionamiento de la actividad. No se permitirá a ningún Expositor el empleo de cualquier aparato o instrumento que ocasione ruido en exceso y perjudique a los stands vecinos.
d) En caso de que el EXPOSITOR cause algún perjuicio a las instalaciones, materiales o equipos del ORGANIZADOR, recinto expositor, o demás expositores, este deberá liquidar la reparación o reposición correspondiente al recinto de forma inmediata.
e) No se permitirán instalaciones eléctricas provisionales o que no cumplan con las disposiciones de seguridad acordes a su función, tampoco las conexiones riesgosas o las que se realicen fuera de los tomacorrientes dispuestos. En caso de ocasionar algún daño deberá liquidarlo el EXPOSITOR antes de la clausura del evento.
f) En caso de que se requiera alguna modificación a los stands o quitar alguna instalación eléctrica especial o adicional, el EXPOSITOR deberá manifestarlo al ORGANIZADOR.
g) El ORGANIZADOR no proporcionará conexiones a internet, este servicio deberá ser tramitado y pagado por el EXPOSITOR directamente al proveedor de dicho servicio el cual ponemos a su disposición en la sección de proveedores de Servicios.
h) Si el EXPOSITOR desea un diseño especial para su Stand, deberá contratarlo directamente con su proveedor, o bien buscar su propio diseñador, en ambos casos el cargo correspondiente será cubierto por el EXPOSITOR.
i) Todo equipo o material, etc., que haya adquirido en renta el EXPOSITOR, deberá ser devuelto por el mismo, liberando de toda responsabilidad al ORGANIZADOR.
iv. Seguridad
El Hotel Real Intercontinental, mantiene los debidos controles de seguridad en los accesos y salidas del edificio. Adicionalmente, los organizadores contratan los servicios permanentes de guardias de seguridad privados para resguardar las áreas ocupadas por la exposición. No obstante, cada expositor es responsable por la seguridad de los artículos depositados en su stand, conforme a lo establecido en el Reglamento.
El ORGANIZADOR no se responsabiliza de cualquier incidente que se presente en el área exterior del recinto, incluyendo el estacionamiento. Por lo anterior, les pedimos tomen las medidas de seguridad necesarias para evitar cualquier incidente.
a) Los Organizadores no se responsabilizan por las pérdidas que pudieran ocurrir, en los stands que no tengan presencia de un personal de la empresa a partir de la hora de inicio de desmontaje hasta que se termine el desmontaje de su stand.
b) No podrá introducir ni retirar ningún artículo promocional, accesorios o máquinas de oficina y computo (laptop, TV, DVD, Video casetera etc.) que no esté debidamente inventariado en el formato de seguridad y sellado por la empresa de seguridad del evento. Cualquier omisión a este punto del reglamento será responsabilidad directa del EXPOSITOR.
v. Obligaciones de los expositores
a) La limpieza de cada área de exhibición será responsabilidad directa de cada EXPOSITOR. Las áreas comunes como pasillos y cualquier otra área fuera de su área de exhibición, serán obligación del ORGANIZADOR.
b) EL EXPOSITOR se sujetará a las disposiciones que en materia de seguridad establezca el ORGANIZADOR, tanto de las características del local, el equipo instalado y la señalización, así como en las medidas preventivas que sean adoptadas antes y durante el evento.
c) Asimismo, dentro del horario y fechas indicadas, el EXPOSITOR será el único responsable de la seguridad de sus materiales, artículos, inventarios o cualquiera de sus pertenencias, liberando al ORGANIZADOR de toda responsabilidad.
IV. MONTAJE Y DESMONTAJE
Lunes 01 y Martes 02 de Noviembre:
Montaje de stand: de de 08:00 a.m. a 08:00.pm
Miércoles 03 de Noviembre:
Montaje de stand: de 07:00 a.m. a 10:00.am
EL EXPOSITOR podrá iniciar el desmontaje de su área de exhibición, a partir de las 09:00 pm del viernes 05 de noviembre de 2010, para entregarlo en el estado en queue lo recibió, a más tardar a las 11:00 p.m.
